Om AAF Tariff Jus Ledelse
Medarbeidersamtale
Det er best å opprette noen klare kjøreregler for hvordan en medarbeidersamtale skal være og ha et klart definert formål med samtalene.

2008.07.04

Hva er medarbeidersamtaler?
Hvem deltar i en medarbeidersamtale?
Medarbeidersamtaler som styringsverktøy
Kompetansehjulet - hvilken kompetanse er nødvendig for at vi skal nå våre mål?
Formålet med medarbeidersamtaler
Hvordan strukturere en medarbeidersamtale? 
Forutsetninger for å lykkes
Maler


Hva er medarbeidersamtaler? (Tilbake til toppen)

- Kommunikasjon
- Planleggingsverktøy
- Personalutvikling
- Faglig utvikling

Er du av dem som ser på medarbeidersamtalen som DEN VANSKELIGE SAMTALEN?
Hvis det er tilfellet, er det nesten garantert at den du skal snakke med vil oppleve det på samme måte. Da er det kanskje greit å opprette noen kjøreregler for hvordan disse samtalene skal være - og ikke minst: ha et klart definert formål med samtalene.

Det er viktig å avklare hva man vil oppnå med samtalen. Det forutsetter at både leder og medarbeider forbereder seg. Medarbeidersamtalen bør alltid ha et positivt fokus rettet mot arbeidstaker, arbeidsoppgaver og arbeidsmiljøet. Utgangspunktet bør være hva som er bra, hva man ønsker mer av - gode resultater, arbeidsprosesser som har fungert bra osv. Medarbeidersamtalen bør omfattevirksomhetens oppgaver nedfelt i virksomhetsplanen for å kunne diskutere de overordnede mål, den enkeltes oppgaver nedfelt i virksomhetsplanen, gjennomføring av disse, personalledelse, personalutvikling, kompetanseutvikling, -planlegging og -tiltak mv.

De vanskelige temaene som konfliktsituasjoner mellom medarbeidere eller mellom medarbeider og ledelse, gale eller dårlige arbeidsbetingelser m.v., må tas alvorlig og behandles skikkelig. Men det er vanskelig å ha positivt fokus ift oppgaver, resultatmål for virksomheten, forbedringsmuligheter mv, dersom slike vanskelige tema skal behandles samtidig. Du som leder bør derfor lytte til det den ansatte mener er vanskelig, avtale møtetidspunkt for når de vanskelige temaene (klagene) kan tas opp og drøftes - og ved det sikre at medarbeidersamtalen blir mer konstruktiv.

Disse sidene er ment som innspill og forslag til hvordan du kan forberede og gjennomføre medarbeidersamtaler i din virksomhet. Modellen vil nødvendigvis være svært generell - allerede her er det derfor grunn til å minne om at det er individuelle medarbeidere lederen skal ivareta ved fordeling av oppgaver og i arbeidssituasjonen for øvrig. Det må det tas hensyn til!

Hvem deltar i en medarbeidersamtale? (Tilbake til toppen)

Det bør være nærmeste leder som gjennomfører samtalen med sine medarbeidere. Og hele organisasjonen bør omfattes - dvs at ALLE skal gjennomføre en medarbeidersamtale med sin leder/ nærmeste medarbeider!!

Nærmeste leder er ansvarlig for at oppgaver utføres i overensstemmelse med øvrige planer og prioriteringer for virksomheten, nærmeste leder har hovedansvaret for å motivere sine medarbeidere, sikre oppfølgning faglig og personlig mv. Forutsetningen for at medarbeidersamtalen også skal kunne brukes som styringsverktøy i forbindelse med planlegging av arbeidsoppgaver, prioriteringer, kartlegging av kompetansebehov, er at den som trenger informasjonen får den - og får den direkte.

Medarbeidersamtaler som styringsverktøy (Tilbake til toppen)

Enhver leder må ta stilling til hvilke oppgaver som skal utføres og av hvem. Hvordan skal virksomheten tilrettelegge driften for å få løst sine oppgaver, og hva trenger de ansatte for å få utført sine oppgaver uten at ressurser misbrukes eller at det oppstår et dårlig arbeidsmiljø?

Et svar på dette er klare mål og prioriteringer nedfelt i en virksomhetsplan som omfatter hele virksomheten. Medarbeidersamtalen kan være et møtested mellom arbeidstaker og arbeidsgiver hvor arbeidssituasjon, forbedringsmuligheter og forutsetninger for dette, samt kompetansetiltak mv drøftes.

Gjennomføring av virksomhetens oppgaver på en hensiktsmessig og ressursøkonomisk måte forutsetter planlegging og at alle arbeider ut i fra en og sammen målsetting. Medarbeidersamtalen kan bidra til å gjøre hver enkelt ansatt kjent med virksomhetens prioriteringer og dermed formålet med egne arbeidsoppgaver. For å utnytte forbedringspotensialet og utviklingsmuligheter er det derfor nødvendig å ha fokus både på den enkelte og helheten i virksomheten. Virksomheten oppnår best resultater dersom den enkelte får i størst mulig grad for gjøre det de er gode på. En medarbeidersamtale bør derfor ta sikte på å avdekke hva den enkelte føler seg best på, hva som gjør den enkelte fornøyd, positiv til egne oppgaver og stolt.

I tillegg til den faglige siden av en medarbeidersamtale, vil en slik samtale åpne for at medarbeiderne kan- og bør- komme med innspill mht egen arbeidssituasjon.

Hver enkelt medarbeider bør ha en plan for gjennomføring av sine oppgaver som er koblet mot virksomhetens årsplan. For at disse to personlig plan og virksomhetsplan for til sammen skal utgjøre et styringsverktøy både for ledelsen og for den enkelte, må de utformes i et samarbeid mellom ledelse og medarbeider. Her vil medarbeidersamtalen være et viktig og godt styringsverktøy for begge parter.

Forutsetninger for at medarbeidersamtalene kan være et styringsverktøy er:

  • klare mål for samtalen relatert til mål for virksomheten og den enkelte ansatte, klar oppgavefordeling og et bevisst forhold til tiltak
  • at MÅL, OPPGAVER OG TILTAK er SMARTE, SPESIFIKKE, MÅLBARE, ANSPORENDE(MOTIVERENDE), REALISTISKE, TIDSBESTEMTE, ENKLE
  • at det finnes en helhetlig strategi for virksomheten
  • at ledelsen har et bevist forhold til den enkelte arbeidstakers oppgaver, evner og kompetanse

 

Kompetansehjulet - hvilken kompetanse er nødvendig for at vi skal nå våre mål? (Tilbake til toppen)

Visjon, mål og strategier vil være retningsgivende for hva virksomheten skal jobbe med. Dette danner utgangspunktet for å definere hvilket kompetansebehov virksomheten har. For ledelsen vil en oversikt over samlet kompetanse i virksomheten og den enkeltes kompetanse, gi grunnlag for å vurdere om det skjer en god ressursutnyttelse i virksomheten.

Realkompetanse er summen av formell og uformell kompetanse hos den enkelte arbeidstager. Ved å sammenstille kompetansebehovet og realkompetansen får vi fram et kompetansegap. En medarbeidersamtale kan derfor brukes til å avklare hvilken kompetanse den enkelte har og eventuelt hvilke kompetanseutviklingstiltak det er nødvendig eller aktuelt å iverksette. Det vil også avdekke om medarbeidere er gjennomgående er pålagt oppgaver som forhindrer dem fra å bruke tiden sin på det de er best til.

Formålet med medarbeidersamtaler (Tilbake til toppen)

- Avklare ansvars- og myndighetsområder for stillingen
- Avklare forventninger og stillingskrav
- Klargjøre mål
- Avdekke behov for og forslag til forbedring av rutiner, metoder, systemer
- Kartlegge spesielle behov for kompetanseoppbygging
- Klarlegge ønsker/behov for den ansattes utvikling / karriere
- Avdekke behov for arbeidsmiljøtiltak

Formålet med medarbeidersamtaler kan være flere. Medarbeidersamtalen kan brukes til å informere om virksomhetens strategi for kommende år og på det grunnlag drøfte resultatmål for den enkelte, oppgaver, utviklingstiltak mv. Behandling av problemstillinger og spørsmål som tas opp i en medarbeidersamtale bør invitere til at både arbeidsgiver og medarbeider kan kommentere arbeidssituasjon, oppgaver, egen rolle mv.

Med utgangspunkt i en virksomhetsplan hvor mål for organisasjonen og dennes oppgaver, vil hver enkelt medarbeider ha en rolle som skal fylles. Det er således i forhold til organisasjonens oppgaver, strategi og prioriteringer den enkelte medarbeider kan endre oppgaver, har behov for kompetansehevende tiltak, mulighet til å utvikle/ bedre utnytte egne evner mv.

Medarbeidersamtalen bør således omfatte forhold relatert til organisasjonen, medarbeideren og lederen. I det følgende er satt opp forslag til punkter som kan være aktuelle, men dette er punkter som bør utvikles og tilpasses den enkelte organisasjon og medarbeiderene.

Med fokus på organisasjonen 

  • Presentasjon av organisasjonens målsettinger/ kommende arbeidsmål
  • Strategi og prioriteringer, herunder behov for kompetanse (fremtiden) for å gjennomføre organisasjonens overordnede mål
  • Tiltak for oppfølgning

Med fokus på medarbeideren
Samtalen bør gi den ansatte anledning til å presentere eget syn på:

  • Oppgaver, prioriteringer 
  • Egen innsats, forbedringsmuligheter og forutsetninger for virkeliggjøring
  • Hvordan positive arbeidsmåter, resultater mv kan opprettholdes og forsterkes
  • Hva medarbeideren ønsker å gjøre mer/ mindre av
  • Hva er forutsetningene for å nå målene for både leder og medarbeider

Med fokus på lederen

  • Være åpen om forventninger til samtalen
  • Oppsummering fra forrige møte
  • Bidra til å avklare egen rolle, forventninger mv
  • Gi konkret tilbakemelding på det som tidligere er gjort
  • Gi konkret tilbakemelding på det som er sagt 
  • Gi signaler mht organisasjonens tanker om utført og kommende oppgaver og planer for vedkommende (kompetanseutvikling/ progresjon mht lønn/stilling mv)

 

Hvordan strukturere en medarbeidersamtale? (Tilbake til toppen)

Samtalen bør struktureres slik at ett og ett tema behandles. Eksempelvis bør diskusjonen relatert til oppgaver, prioriteringer og fordeling av oppgaver i organisasjonen behandles uavhengig av gjennomgangen av den enkeltes arbeidssituasjon, forbedringspotensialet, ønskede endringer mv. Først når den oppgaver, prioriteringer, prosess for gjennomføring og mål, samt den enkeltes medarbeiders arbeidssituasjon, kapasitet og kompetanse er klarlagt er det grunnlag for å vurdere hva den enkelte trenger av økt kompetanse, annen oppfølgning, evt at det avklares at vedkommende har ledig kapasitet, bruker sine evner lite på den han hun er best til mv.

Oppsummeringen bør utarbeides i fellesskap. I denne avsluttende fasen av samtalen kan man se oppgaver, løsninger og individuelle forhold samt arbeidssituasjonen i sammenheng.

Forslag til struktur for spørsmålene:
1. Resultat-/arbeidsmål i tillegg til virksomhetsplan/ forventninger - tiltak
2. Utviklingsmål/ kompetanseutviklingstiltak - tiltak
3. Arbeids- og samarbeidsforhold/ forslag til forbedringer - tiltak
4. Annet

Forutsetninger for å lykkes(Tilbake til toppen)

- Ledelsesansvar: tilrettelegging, gjennomføring og oppfølging
- Aksept: Forankring i toppledelse, opplegg og rammer utarbeidet i samarbeid ledelse/tillitsvalgte
- Obligatorisk: skal gjennomføres for alle. Starte på toppen.
- Gjensidig respekt og tillit
- Sett av tilstrekkelig tid for samtalene
- Godt system: for opplæring, tilrettelegging, gjennomføring og oppfølging
- Brukes aktivt som et ledelsesverktøy. Integreres i virksomhetens strategiske arbeid.
- Mål, resultatforventninger og budsjetter er kjent og akseptert på forhånd.
- Det kan være en fordel om samtalene skjer utenfor egne kontorer/ møterom - om ikke nødvendigvis utenfor huset.

Maler (Tilbake til toppen)

Det finnes flere maler som de enkelte virksomheter har utarbeidet til bruk i sin virksomhet. Ved bruk av andres maler er det viktig først å vurdere om de faktisk dekker det behovet du har i din organisasjon - eller er det behov for tilpasninger. Uansett bør begge parter har mulighet til å foreberede seg så godt til samtalene at det ikke er nødvendig å følge malene slavisk. Noen av eksempler på hvordan en mal kan se ut, finner du her:

Medarbeidersamtale Mal 1
Medarbeidersamtale Mal 2
Medarbeidersamtale Mal 3

 





[Tilbake]